Compte rendu de la réunion du 1er Octobre

Etaient présents : 

Valérie Lyonnet, Carine Antoniali, Véronique Brutin, Isabelle Chanas, Catherine Seignert, Séverine Christoph, Charlotte Deguerry-Fraisse, Virginie Hayraud, Yves Ruget, Serge Eychenne, Myriam Carlet, Emilie Anglereaux, Yves Duperray, Fabienne Fauquenbergue, Alexandre Crottet, Sabine GUIRIMAND, Christelle BOUCHON, Peggy Przytarski, Maud Grospellier, Karine Normand-Desvilles, Emilie Ramos, Stéphanie Robin, Valérie Bertillot, Sandrine Perez, Gaëlle Fiorio, Stéphanie Cazenave, Aurélie Guérineau, Sandrine Croze-Fayard, Céline Tatry, Nora Tria, Nathalie Desmaris

Bienvenue à toutes et à tous.

Présentation du nouveau bureau.

Un  grand merci aux nouveaux membres du bureau qui nous font le plaisir de s’investir dans l’association. 

DEFINITION DES POSTES A POURVOIR OU A CONTINUER

ð Boissons :   Sandrine Perez

ð Stock du matériel : L’ensemble du matériel est stocké chez Christine, Céline et Nora.

PROPOSITIONS DE NOUVELLES MANIFESTATIONS

Il est proposé deux groupes de travail afin d’étudier de nouvelles manifestations

ðGroupe Marche : Idée d’organisation d’une marche au profit de l’association. Fabienne Fauquembergue  s’occupe de contacter l’association de marche de Chaponnay et revient vers Les Amis de l’école afin de faire un point sur la faisabilité de ce Projet.

 ðGroupe Vente de Plat prêt à emporter : Idée d’organiser à l’instar de ce qui est proposé par d’autres associations de vendre des plats à emporter tous prêts sur la place de la mairie. Virginie Hayraud s’occupe de voir avec son mari qui est traiteur afin de voir concrètement ce qui peut être proposé, d’un peu innovant car de nombreux plats sont déjà proposés à la vente (sabodet, diots, chili…)

D’autres idées de vente ont été proposées : vente de beignets/chaussons (mais en porte à porte) ; vente de décoration de Noël. Sans plus d’éléments (fournisseur, prix, objet fabriqué par…), nous ne retenons pas ces idées pour le moment.

Enfin, une discussion a eu lieu autour d’un site qui propose la vente de produits personnalisés à l’effigie des dessins d’enfants. Le principe est que les parents choisissent le support type tasse, vêtement, peluche… puis règle par CB directement sur le site. Le site reverse ensuite à l’association 2€ par produit vendu. Cette idée n’a pour l’instant pas été retenue mais pourrait être, après une étude plus approfondie, proposée pour la fête des mères, grands-mères… au printemps. A suivre

CALENDRIER DES VENTES ET MANIFESTATIONS

ð Elaboration du calendrier des ventes. (Voir Pièce jointe)

Mise en place de groupes de travail, idéalement 4 personnes ou plus, qui assureront pour chacune des ventes :

la distribution des bons de commandes à l’école

la relève des commandes à l’école

le dépouillage de la commande

la remise de la recette à la trésorière

l’envoi de la commande chez le fournisseur

la réception de la commande

le dispatch des articles par enfant et par classe

la distribution à l’école

Chaque groupe de travail aura un responsable qui organisera la distribution des rôles et veillera au bon déroulement de la vente (de A à Z).

Chaque groupe de travail comprendra des anciens adhérents et des nouveaux, dans un souci d’implication dans l’association, et d’apport de nouvelles idées ou techniques de travail.

MANIFESTATIONS A VENIR

ð VENTE DES BRIOCHES :

Le prix de vente est maintenu à 6€.

*  1ème VENTE en Octobre 2014 :

            Responsable de cette vente : Isabelle CHANAS

            Participeront également :   Carine DESVILLES, Valérie BERTILLOT, Stéphanie ROBIN, Emilie RAMOS, Maud GROSPELLIER, M. CROTTET

            * Distribution des communiqués ...............  06/10/14        

            * Ramassage et Tri des commandes........... 16/10/14

            * Envoi de la commande............................. 23/10/14

            * Réception et distribution à l’école.......... 5/11/14

*  2ème VENTE en Janvier 2014 :

            Responsable de cette vente :         Nora TRIA

            Participeront également :  Séverine CHRISTOPH, Yves Ruget, Véronique BRUTIN, Peggy PRZYTARSKI, Emilie ANGLEREAUX, Stéphanie CAZENAVE

            * Distribution des communiqués ............... 9/01/2014

            * Ramassage des commandes..................... 16/01/2014

            * Envoi de la commande............................. 21/01/2014

            * Réception et distribution à l’école.......... 29/01/2014

ð VENTE DE NOEL :

Cette année, le choix s’est porté sur un grand sac cabas personnalisé à partir de dessins des enfants (en moyenne 90 dessins par sac)

Responsable de cette vente : Nathalie DESMARIS

            Participeront également : Charlotte DEGUERRY, Yves DUPERRAY, Sandrine FAYARD, Valérie LYONNET, Céline PALANCHON, Fabienne FAUQUEMBERGUE, Yves Ruget

..... * Distribution des communiqués ................... 16/10/2014

..... * Ramassage des commandes......................... 4/11/2014

      * Envoi de la commande................................. 15/11/2014

            * Réception et distribution à l’école.............. 15/12/2014 (compter 4 semaines ap. la commande)

Nora a déjà commandé et distribué les kits pour la création des dessins par les enfants.

Céline diffuse le tableau de saisie des commandes aux responsables de vente.

VENTES DE GATEAUX

Lors de la réunion, il a été décidé de tester la vente de gâteaux le mercredi en lieu et place d’un vendredi car il semble qu’un plus grand nombre de parents soit disponible le mercredi midi, qu’après la classe le vendredi.

2 dates ont été choisies pour réaliser ce test : mercredi 12 Novembre et mercredi 17 décembre 2014

Il a par ailleurs été retenu le fait d’étendre la vente à des préparations salées type quiche ou pizza, dans la mesure où la vente a lieu avant le repas de midi. (Attention bien préciser dans la fiche de demande aux parents de ne pas apporter de salades)

Comment s’organise-t-on ?

Pour chaque vente, nous solliciterons les parents de 5 classes pour faire des gâteaux ou quiche/pizza,  que nous revendrons le jour même à 11h30,  0.50 € la part. Ainsi, les parents ne seront sollicités qu’une seule fois dans l’année pour faire les gâteaux.

Une vente côté grand portail et deux ventes côté Allée Steinhausen.

Aurélie GUERINAUD => Penser au fond de caisse à chaque vente

Chaque Responsable doit également prévoir du sopalin et des assiettes en carton (possibilité de faire une note pour se faire rembourser les achats). Chaque participant doit également apporter un couteau.

La première vente se déroulera le Mercredi 12 Novembre 2014

Responsable : Céline PALANCHON

Participeront également : Valérie BERTILLOT, Stéphanie ROBIN, Carine ANTONIALI, Isabelle CHANAS, Séverine CHRISOPH, Myriam CARLET

Distribution des communiqués...................             04/11/14         pour les classes faisant les gâteaux, quiche ou pizza

Distribution des communiqués...................             06/11/14         pour annonce la vente

Les communiqués sont à distribuer aux classes des enfants de maternelle, CP, CE1, CE2, sauf les classes concernées par la confection de gâteaux (économie de photocopies !)

Classes concernées :            M. BADIN , Mme BOS, Mme FALCETO, Mme DURRET,

Mme SOUCHARD

Sandrine ou Nora transmet le modèle de communiqué.

La seconde vente est fixée pour le Mercredi 17 Décembre 2014

Responsable : Céline TATRY

Participeront également : Maud GROSPELLIER, Emilie GUIDET, Sandrine CROZE FAYARD, Sabine GUIRIMAND, Christelle BOUCHON, Virginie HAYRAUD

Distribution des communiqués...................  08/12/14       pour les classes faisant les gâteaux, quiche ou pizza

Distribution des communiqués...................             11/12/14         pour annonce la vente

Les communiqués sont à distribuer aux classes des enfants de maternelle, CP, CE1, CE2, sauf les classes concernées par la confection de gâteaux (économie de photocopies !)

Classes concernées : Mme BOUYSSOU, Mme AUBERT, Mme VERTHUY, Mme FERREOL, Mme BASTION

PROCHAINE REUNION LE

Mercredi 14  JANVIER 2015 à 20h30 à l’école

         ðBilan des ventes de brioches, de noël et des gâteaux à la sortie de l’école.

         ðPréparation du carnaval, et de la vente de chocolats.

REUNIONS A VENIR

FIN MARS : Bilan du carnaval, des ventes et préparation de l‘Harmonie Venusta et de la foire de la Pentecôte.

FIN MAI : Bilan des manifestations passées et mise au point  de la kermesse.

JUILLET : Bilan général de l’année.

La Présidente,

Céline TATRY.